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6 PASOS PARA EJECUTAR UNA AUDITORÍA INTERNA EXITOSA

Por: Julián Andrés Tejada Chica

Una de las actividades más relevantes para las organizaciones, sin importar si tienen implementados o no Sistemas de Gestión, son las Auditorias Internas las cuales permiten evaluar el alineamiento de la organización a sus políticas de gestión establecidas por la alta dirección.

En términos generales, se considera como Auditoria Interna “aquel proceso que es planificado, es independiente, y además sistemático, que se desarrolla con el fin de obtener evidencia objetiva acerca del cumplimiento de ciertos criterios”1, para lograr cumplir este propósito se debe aplicar una metodología secuencial, la cual posibilita desarrollar ejercicios de evaluación de forma lógica y organizada.

A continuación, se enumeran 6 pasos Ineludibles a la hora de realizar Auditorias Internas, y con los cuales cualquier tipo de organización podrá establecer sistemas de evaluación que le concedan la mejora continua en sus operaciones:

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1. Elaboración de Programas de Auditora, es el primer paso para determinar los aspectos más generales y establecer entre otras variables las siguientes; el objetivo, los auditores responsables, las fechas, los recursos y los procesos, sedes, a evaluar.

Ver ejemplo de Programa de Auditoria (link descargable). CLIC AQUÍ PARA DESCARGAR

 2. Establecimiento de Plan de Auditora, en muchas ocasiones se tiende a confundir el programa con el plan y su diferencia radica en que el plan es un documento mucho más detallado donde se especifican todos los elementos a tener en cuenta en la auditoria, como son: objetivos de la auditoría, alcance de la auditoría, criterios de auditoría, ubicación, fechas, tiempos, métodos de auditoría, responsabilidades del equipo auditor, guías y observadores, auditado, logística.

Ver ejemplo de Plan de Auditoria (link descargable).  CLIC AQUÍ PARA DESCARGAR   

 

3. Revisión de la documentación y elaboración de listas de verificación, las cuales corresponde a un listado de chequeo que se realiza tomando como referencia los estándares o normas objeto de auditoria (ISO’s, normas legales, contratos de clientes, pliegos de licitación, entre otras) y los requisitos específicos a valorar en la auditora, todo listado debería contemplar como mínimo:

Observación de las instalaciones, procesos, productos, máquinas o demás objeto de auditoría

Información documentada, documentos, registros, planes, bases de datos, indicadores, software y demás

Testimoniales, entrevistas con clientes, proveedores, colaboradores

 Ver ejemplo de Lista de Verificación (link descargable). CLIC AQUÍ PARA DESCARGAR

 

4. Ejecución de la Auditoría, una vez surtido el paso de la planificación, se desarrolla la etapa de la ejecución donde es conveniente realizar muestreos (basado en juicios o estadístico) para efectos de dar por cumplidos o no los criterios, adicionalmente es apropiado considerar estos pasos:

Reunión de apertura y cierre

Socialización del plan de auditora

Resolución de inquietudes de los auditados

Formulación de preguntas de forma abierta

Permanecer siempre con una posición neutral y objetiva

Retroalimentación a medida que avanza el ejercicio

 

5. Presentación del Informe de Auditora, el cual es el documento que consolida todos los hallazgos encontrados y que corresponde a: fortalezas, no conformidades y observaciones, es uno de los documentos más importantes de esta actividad, toda vez que permite a la Dirección de la empresa tomar acciones de mejora.

Ver ejemplo de Informe de Auditoría (link descargable).

CLIC AQUÍ PARA DESCARGAR

 

6. Seguimiento de las acciones de mejora, este paso es muy poco ejecutado por las organizaciones ya que consideran que una vez entregado el informe de Auditora esta finaliza, y no es así, la evaluación de la eficacia de las acciones consiste en validar si las actividades emprendidas por la empresa garantizan la eliminación o disminución de las causas raíces que ocasionaron el incumplimiento o si en su defecto estas acciones fueron implementadas evitando que ocurran posibles desviaciones en un futuro.

 

 Con la correcta implementación de las etapas descritas, existe una alta probabilidad que las auditorías internas ejecutadas en las organizaciones sean exitosas ya que siguen un ciclo PHVA lo que advierte que tienen una sucesión lógica de actividades direccionadas a generar valor.

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Por: Julián Andrés Tejada Chica

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